Uno de los aspectos más peculiares de GTD es el tratamiento que ha de hacerse con los proyectos. La clave está en aplicar la planificación natural. El tratamiento habitual cuando detectamos un proyecto en la fase de proceso de nuestra bandeja de entrada sería el siguiente:
- Registrarlo directamente en nuestra lista de proyectos.
- Planificar el proyecto y determinar cual sería su acción siguiente.
- Creación del correspondiente recordatorio de la acción siguiente del proyecto en su herramienta correspondiente.
- Creación de la correspondiente carpeta para material de soporte debidamente etiquetada.
Cuando la gestión la hacemos en baja tecnología, es decir en papel, estos pasos, resultan realmente sencillos, pero cuando usamos alguna herramienta de alta tecnología, es decir, cuando usamos software, la cosa varía. Para empezar nos encontramos el problema de que hay pocas aplicaciones para gestionar nuestro sistema GTD que realmente se ajusten a la metodología, y en segundo lugar, las que hay, gestionan de forma irregular los proyectos, aunque hay alguna excepción.
Las aplicaciones existentes suelen llevarse bien con la gestión de acciones simples. Con cualquier sistema que permita crear listas y etiquetas ya tenemos resuelto el problema, ahora bien a la hora de gestionar proyectos, se necesita una estructura más específica. A mi entender un buen módulo de gestión de proyectos vía software, debería al menos poder hacer lo siguiente:
- Generar tu lista de proyectos actuales, debidamente etiquetados para poderse filtrar por áreas de responsabilidad. Este hecho refuerzas y potencia tu nivel de perspectiva.
- Debería poder disponer de listas de planificación a modo de material de soporte, no consideradas como lista de acciones siguientes del proyecto.
- Generación de acciones siguientes de forma automática bien por secuencialidad o paralelismo, teniendo en cuenta las acciones a la espera.
- Generación de acciones siguientes de forma manual.
- Capacidad de generar subproyectos o subacciones.
- Capacidad de almacenar la planificación dentro de la información del proyecto.
- Capacidad de enlace con los servicios más usuales que se usan en la nube.
- Capacidad de incubación temporal de proyectos por paralizaciones. Esta incubación debería afectar a toda la estructura del proyecto.
- Posibilidad de creación de plantillas de proyectos. Esta opción resulta muy útil a la hora de proyectos que se repiten comúnmente en nuestra vida.
Con un buen módulo de gestión de proyectos, la gestión de tu sistema se integraría de forma más eficiente y te permitiría tener bien organizada toda la información referente a tus proyectos.
Esta entrada Gestión de proyectos: La asignatura pendiente del software GTD has sido publicada por Antonio José Masiá